§ 33 Fahrzeug-Zulassungsverordnung
KBA-Großkundenschnittstelle: eigene Registrierung oder Partner?
Die Großkundenschnittstelle (GKS) ist die Schnittstelle des Kraftfahrt-Bundesamts, über die registrierte Großkunden Anträge auf Erstzulassung, Tageszulassung, Wiederzulassung, Halter- oder Wohnsitzwechsel und Außerbetriebsetzung elektronisch stellen (§ 33 FZV). Das KBA hat sie zum 1. September 2023 eingeführt. Registrieren darf sich nur, wer regelmäßig mehr als 500 solcher Anträge im Jahr stellt; andere Betriebe reichen über einen registrierten Großkunden mit abgenommener Software ein.
Software im Betrieb
GKS-Software im Arbeitsalltag: Antrag und Rückmeldung verbinden
Die Großkundenschnittstelle ist der Übermittlungsweg. Für Ihr Team zählt zusätzlich, wie die Software den Auftrag vorbereitet und die spätere Rückmeldung darstellt. Im Browser erfassen Sie den Vorgang, vervollständigen die erforderlichen Angaben und prüfen die Zusammenfassung vor der Übermittlung.
Unterscheiden Sie drei Zustände: Ein lokal geprüfter Antrag ist noch nicht versendet, ein übermittelter Antrag noch nicht genehmigt. Erst die Rückmeldung der zuständigen Behörde enthält das Ergebnis. Im Vorgang können Sie den Status und die bereitgestellten Bescheide nachvollziehen.
Prüfen Sie bei der Auswahl einer GKS-Software deshalb einen vollständigen Beispielfall statt nur eine Liste unterstützter Schnittstellen. Lassen Sie sich Datenerfassung, Signaturstand und Ergebnisansicht zeigen. Die Produktübersicht mit Portalansichten zeigt unsere Bedienoberfläche; auf der Seite Software für Zulassungsdienste finden Sie den Ablauf für Aufträge Ihrer Kunden.
Wer darf sich als Großkunde beim KBA registrieren?
Als Großkunde registrieren kann sich eine juristische Person des Privatrechts, die regelmäßig mehr als 500 Anträge im Jahr über die Schnittstelle stellt. Ein Einzelunternehmen ist keine juristische Person und fällt damit heraus; ausgeschlossen sind außerdem Verfahrensanbieter, die im Auftrag einer Zulassungsbehörde tätig sind (§ 34 Abs. 1 Satz 2 FZV).
Welche Rechtsform ein neuer Zulassungsdienst dafür braucht und was er ohne eigene Registrierung tun kann, zeigt Zulassungsdienst gründen.
Das KBA unterscheidet zwei Arten von Großkunden: Flottenbetreiber lassen ausschließlich auf sich selbst zu, Dienstleister auch auf Dritte (KBA, Registrierung als Großkunde). Wer Fahrzeuge seiner Kunden zulässt – ein Autohaus für Käufer, eine Leasinggesellschaft für Leasingnehmer als Halter –, braucht deshalb die Rolle des Dienstleisters.
Was verlangt das KBA für die Registrierung als Großkunde?
Für die Registrierung braucht ein Unternehmen ein ELSTER-Organisationszertifikat, ein X.509-Zertifikat für die Verschlüsselung der Anträge, eine eigene Zulassungssoftware, ein elektronisches Siegel oder eine elektronische Signatur und benannte Ansprechpersonen. Das KBA erhebt eine einmalige Gebühr von 3.220 €; der Bescheid dazu kommt in das ELSTER-Postfach.
Die Gebühr ist dabei der kleinere Posten. Der eigentlich größte Aufwand- und Kostenpunkt einer eigenen Registrierung ist die Zulassungssoftware selbst: Das KBA stellt keine bereit, das Unternehmen muss sie entwickeln oder einkaufen, vom KBA abnehmen lassen und bei jedem Versionswechsel des Nachrichtenstandards XKfz aktualisieren – zuletzt zum 2. September 2026 auf Version 6.0. Dieser laufende Entwicklungs- und Pflegeaufwand übersteigt die einmalige Gebühr in aller Regel deutlich.
| Voraussetzung | Worum es geht | Grundlage |
|---|---|---|
| Organisationskonto | Identifizierung des Unternehmens über ein ELSTER-Organisationszertifikat und ein Benutzerkonto | § 34 Abs. 2 FZV · KBA |
| Ansprechpersonen | Die FZV verlangt mindestens zwei Kontaktpersonen; das KBA fragt bei der Registrierung drei ab – für Allgemeines, Technik und Rechnungen | § 34 Abs. 3 Nr. 3 FZV · KBA |
| Vertragspartner | Name und Anschrift sämtlicher Vertragspartner, die im Namen des Großkunden Anträge stellen | § 34 Abs. 3 Nr. 4 FZV |
| Mengenschätzung | Erwartete Zahl der Anträge pro Jahr und die Angabe, ob auch Anträge für Dritte gestellt werden | § 34 Abs. 3 Nr. 5 und 6 FZV |
| Software | Das KBA stellt keine Zulassungssoftware bereit; der Großkunde wählt ein Vorsystem und verbindet es mit der Schnittstelle | KBA-FAQ |
| X.509-Zertifikat | Verschlüsselung der vom Vorsystem übermittelten Zulassungsanträge | KBA-FAQ |
| Siegel oder Signatur | Elektronisches Siegel oder elektronische Signatur des Unternehmens | KBA |
| Gebühr | 3.220 € einmalig, Bescheid über das ELSTER-Postfach | KBA |
Nach der Registrierung
Welche Pflichten gelten für einen registrierten Großkunden?
Mit der Registrierung beginnen laufende Pflichten: Jeder Antrag trägt das Identifizierungsmerkmal des Großkunden, das KBA darf die Voraussetzungen jederzeit überprüfen, und Anträge im Namen Dritter unterliegen strengen Form- und Signaturvorgaben. Wer seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt, riskiert den Widerruf der Registrierung (§ 36 Abs. 3 FZV).
- § 35 FZVDas vom KBA vergebene Identifizierungsmerkmal ist bei jedem Antrag anzugeben.
- § 36 FZVDas KBA prüft jederzeit, ob die Voraussetzungen noch vorliegen, und kann verlangen, dass unzuverlässige Vertragspartner technisch ausgeschlossen werden.
- § 37 Abs. 4Für Anträge im Namen eines Dritten ist eine Vollmacht nach Anlage 12 zu übermitteln – außer bei der Außerbetriebsetzung.
- § 37 Abs. 5Mehr als 100 Anträge an einem Tag sind vorab direkt mit der Zulassungsbehörde abzustimmen.
- § 38 Abs. 2–3Die Vollmacht einer Privatperson braucht eine qualifizierte elektronische Signatur, die eines Unternehmens ein qualifiziertes Siegel oder die QES eines geprüften Vertretungsberechtigten.
- § 39 Abs. 1Ist das Portal der Behörde nicht verfügbar, geht der Antrag in ihr Postfach und wird manuell bearbeitet.
Eigene Registrierung oder Softwarepartner – was unterscheidet sich im Aufwand?
Der Unterschied liegt in Technik und Pflichten: Bei eigener Registrierung entwickelt oder kauft der Betrieb seine Zulassungssoftware selbst und betreibt zusätzlich Zertifikate, Siegel und Postfach – der mit Abstand größte Kosten- und Aufwandsposten, nicht die einmalige KBA-Gebühr. Über einen Softwarepartner reicht der Betrieb stattdessen als dessen Vertragspartner ein. Über jeden einzelnen Antrag entscheidet in beiden Fällen die zuständige Zulassungsbehörde.
| Thema | Eigene Registrierung beim KBA | Über ZulassungOnline24 |
|---|---|---|
| Mindestmenge | regelmäßig mehr als 500 Anträge pro Jahr | keine Mindestmenge |
| Rechtsform | juristische Person des Privatrechts | Gewerbebetrieb jeder Rechtsform |
| Einmalige KBA-Gebühr | 3.220 € | entfällt für Ihren Betrieb |
| ELSTER-Organisationszertifikat, X.509-Zertifikat, Siegel | selbst beschaffen und verlängern | betreibt der Softwarepartner |
| Software und Nachrichtenstandard | selbst beschaffen oder entwickeln, Versionswechsel des Standards XKfz mitziehen | im Browser oder per REST-API, Umstellungen übernimmt der Partner |
| Bescheide aus dem Postfach | eigener Abruf- und Zuordnungsprozess | erscheinen im Vorgang, per API auch als Webhook |
| Vollmacht mit QES | eigene Anbindung eines Vertrauensdiensteanbieters | Signatur-Link aus dem Vorgang |
Aus dem eigenen Betrieb
Worauf kommt es im laufenden Betrieb an der Großkundenschnittstelle an?
Die Registrierung ist der kleinere Teil, aufwendiger ist der Dauerbetrieb. Die folgenden vier Punkte stammen aus unserem eigenen Betrieb der Schnittstelle seit der Abnahme durch das KBA.
- Bescheide kommen später
- Die Entscheidung steht nicht in der Antwort auf den Antrag, sondern kommt als Nachricht in ein Postfach. Wer selbst anbindet, muss Nachrichten abrufen, eindeutig dem Vorgang zuordnen und darf keine verlieren.
- Der Standard wird fortgeschrieben
- Der Nachrichtenstandard XKfz ändert sich zu festen Stichtagen. Am 2. September 2026 wurde auf XKfz 6.0 umgestellt – mit neuem Namensraum in jeder Nachricht.
- Sicherheitscodes sind fehleranfällig
- Auf Stempelplaketten sind I, i, l, O und o ausgeschlossen (FZV Anlage 5). Beim Abtippen werden Zeichen trotzdem verwechselt; wir lesen die Codes deshalb aus dem DataMatrix-Code.
- Abfragen sind getaktet
- Das Postfach des KBA darf nach dessen Webservicebeschreibung höchstens einmal pro Minute auf neue Nachrichten geprüft werden. Zu dichte Abfragen bringen Fehlerantworten statt schnellerer Ergebnisse.
Häufige Fragen zur Großkundenschnittstelle
Was bedeuten GKS-Software, KBA-Schnittstelle und i-Kfz im Vergleich?
GKS ist die Abkürzung für Großkundenschnittstelle des Kraftfahrt-Bundesamts. GKS-Software bezeichnet eine Anwendung für die Einreichung über diesen Zugang. i-Kfz ist der übergeordnete Begriff für die internetbasierte Fahrzeugzulassung. Mit KBA-Schnittstelle ist im B2B-Zulassungskontext häufig die GKS gemeint; der Begriff allein beschreibt jedoch noch nicht die Bedienoberfläche oder den Leistungsumfang der Software.
Braucht jeder Nutzer einer GKS-Software eine eigene Großkundenregistrierung?
Für unseren Partnerzugang nicht: Ihr Betrieb reicht über unseren registrierten Zugang ein. Die eigene Registrierung und der Softwarezugang sind unterschiedliche Entscheidungen. Die Voraussetzungen der Registrierung regelt § 34 FZV. Besprechen Sie bei der Anfrage, ob Sie einen Zugang für Ihr Team oder einen Kundenbereich für Ihre Auftraggeber benötigen.
Können Flottenbetreiber über die GKS auch Fahrzeuge Dritter zulassen?
Nicht in der Rolle als Flottenbetreiber. Das KBA ordnet Flottenbetreibern ausschließlich Zulassungen auf sich selbst zu; für Zulassungen auf Dritte ist die Registrierung als Dienstleister vorgesehen. Ob Anträge für Dritte gestellt werden sollen, wird schon bei der Registrierung abgefragt (§ 34 Abs. 3 Nr. 6 FZV).
Braucht eine Außerbetriebsetzung über die GKS eine Vollmacht?
Nein. § 37 Abs. 4 FZV verlangt die Vollmacht nach Anlage 12 für Anträge im Namen Dritter ausdrücklich außer im Fall der Außerbetriebsetzung. Die Sicherheitscodes der Zulassungsbescheinigung Teil I und der Stempelplaketten werden trotzdem benötigt.
Was passiert, wenn das Portal der Zulassungsbehörde nicht erreichbar ist?
Dann leitet die GKS den Antrag in das Postfach der Zulassungsbehörde weiter, und die Behörde bearbeitet ihn manuell nach den allgemeinen Vorschriften (§ 39 Abs. 1 FZV). Stimmt der Großkunde zu, kann sie auch in diesem Fall einen elektronischen Bescheid erlassen (§ 39 Abs. 5 FZV).
Ab wie vielen Anträgen am Tag muss sich ein Großkunde mit der Behörde abstimmen?
Ab mehr als 100 Anträgen an einem Tag. Wer eine solche Menge über die Großkundenschnittstelle einreichen will, muss das vorher direkt mit der Zulassungsbehörde abstimmen (§ 37 Abs. 5 FZV).
Stellt das KBA eine Software für die Großkundenschnittstelle bereit?
Nein. Das KBA legt die Standards der Schnittstelle fest, stellt aber keine eigene Software bereit. Großkunden wählen eine Zulassungssoftware und verbinden sie mit der GKS; erster Ansprechpartner bei technischen Fragen ist der Softwareanbieter.
Ohne eigene Registrierung einreichen
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Stand der Angaben: · Quellen: FZV §§ 33–40 (gesetze-im-internet.de), Kraftfahrt-Bundesamt