Entscheidungshilfe für Betriebe
Was kostet Zulassungssoftware für Ihren Betrieb?
Die Kosten einer Zulassungssoftware bestehen aus dem vereinbarten Softwaremodell, amtlichen Gebühren und Ihrem eigenen Bearbeitungsaufwand. Bei ZulassungOnline24 wählen Betriebe zwischen Abrechnung je Vorgang und einer Lizenz. Konkrete B2B-Konditionen vereinbaren wir individuell; dieser Leitfaden zeigt, welche Positionen Sie für einen fairen Vergleich benötigen.
Software im Betrieb
Eine Softwarevorführung für die Kostenrechnung nutzen
Die aktive Zeit Ihres Teams wird in einem Angebot häufig nicht sichtbar. Nutzen Sie deshalb eine Vorführung, um einen typischen Fall Schritt für Schritt durchzugehen: Welche Daten geben Sie ein, welche Angaben übernehmen Sie aus Dokumenten und wo braucht es eine Rückfrage beim Kunden?
Notieren Sie die Arbeitsschritte getrennt von Wartezeiten. Die nebenstehende Antragsprüfung ist beispielsweise ein bewusster Kontrollschritt. Eine noch ausstehende Unterschrift kann dagegen den Abschluss verzögern, ohne dass ein Mitarbeiter während der gesamten Wartezeit am Vorgang arbeitet.
Fordern Sie die Konditionen anhand desselben Fallmixes an, mit dem Sie den Ablauf geprüft haben. Nennen Sie monatliches Volumen, Vorgangsarten und gewünschten Kundenbereich. So lassen sich Softwareumfang und betrieblicher Aufwand zusammen bewerten. In der Vergleichscheckliste finden Sie die Prüffragen; die Lizenzseite erklärt die Alternative zur Abrechnung je Vorgang.
Welche Kosten gehören in den Vergleich?
Vergleichen Sie nicht nur einen Preis pro Zulassung. Entscheidend ist, welche Leistungen enthalten sind und welche Arbeit im Betrieb verbleibt. Erfassen Sie für einen typischen Monat dieselben Positionen bei jedem Angebot, damit ein günstiger Einstieg nicht durch zusätzliche Arbeit ausgeglichen wird.
| Position | Was Sie klären sollten |
|---|---|
| Software | Vorgangsabrechnung oder Lizenz, Vertragslaufzeit und enthaltene Funktionen. |
| Signatur | Ist die benötigte elektronische Signatur enthalten oder gesondert vereinbart? |
| Behördengebühren | Als eigene Position von Softwareleistungen und Ihrem Servicepreis trennen. |
| Interne Arbeit | Erfassung, Rückfragen, Dokumentenprüfung und Weitergabe des Bescheids. |
| Einrichtung und Integration | Umfang eines Kundenbereichs, Datenübernahme und API-Anbindung schriftlich vereinbaren. |
Wie unterscheiden sich Vorgangsabrechnung und Lizenz?
Die Vorgangsabrechnung ist für Betriebe geeignet, die ohne feste Laufzeit starten oder schwankendes Volumen haben. Eine Lizenz ermöglicht eine längerfristige Kalkulation bei regelmäßigem Bedarf. Die Auswahl richtet sich nach Ihrem tatsächlichen Vorgangsmix und dem vereinbarten Angebot, nicht allein nach der Zahl Ihrer Mitarbeiter.
| Frage | Je Vorgang | Lizenz |
|---|---|---|
| Laufzeit | Keine feste Laufzeit und keine Mindestabnahme | 12, 24, 36 Monate oder länger nach Vereinbarung |
| Grundgebühr | Keine Grundgebühr | Vereinbarte Lizenzvergütung |
| Plattform und QES | Konditionen je Vorgang vereinbaren | Keine Plattform- oder QES-Gebühr je Vorgang |
| Planung | Passend bei wechselnden Auftragsmengen | Planung mit einer vereinbarten Laufzeit |
| Amtliche Gebühren | Gesonderter Rechnungsposten | Bleiben zusätzlich bestehen |
Die Lizenzbeschreibung nennt rund 2.000 Vorgänge jährlich als Orientierung für eine individuelle Vergleichsrechnung. Daraus folgt keine allgemeine Preisgarantie: Maßgeblich sind Ihr Angebot und die enthaltenen Leistungen.
Wie rechnen Sie den eigenen Zeitaufwand ein?
Messen Sie einige typische Aufträge vom Eingang der vollständigen Unterlagen bis zur Übergabe der Ergebnisse. Halten Sie aktive Arbeitszeit und Wartezeit getrennt fest. Eine Stunde Wartezeit auf den Kunden kostet nicht automatisch eine volle Arbeitsstunde, kann aber einen Liefertermin verschieben.
Rechenweg: Anzahl der Vorgänge × aktive Minuten pro Vorgang ÷ 60 = monatliche Bearbeitungsstunden. Multiplizieren Sie diese Stunden mit Ihrem internen Stundensatz und ergänzen Sie Software- und Integrationskosten.
Reines Rechenbeispiel, keine gemessene Einsparung: Bei 100 Vorgängen und 15 Minuten aktiver Arbeit fallen 25 Stunden an. Bei 10 Minuten wären es rund 16,7 Stunden. Die Differenz von 8,3 Stunden zeigt, welche Größenordnung eine Zeitmessung sichtbar machen kann. Setzen Sie anschließend Ihre eigenen Werte ein.
Wann lohnt sich eine eigene GKS-Anbindung?
Eine direkte Registrierung ist eine andere Investitionsentscheidung als ein Softwarezugang. Neben der Berechtigung müssen Sie Entwicklung oder Einkauf, Pflege, Zertifikate und laufenden Betrieb berücksichtigen. § 34 FZV nennt für die eigene Registrierung juristische Personen des Privatrechts mit regelmäßig mehr als 500 Anträgen im Jahr.
Der Gesetzestext zur Großkundenregistrierung beschreibt diese Voraussetzungen. Unsere GKS-Entscheidungshilfe stellt den Partnerzugang der eigenen Registrierung gegenüber. Eine hohe Jahresmenge allein belegt noch nicht, dass sich Eigenentwicklung wirtschaftlich rechnet.
Häufige Fragen
Die folgenden Antworten helfen bei der Vorbereitung Ihrer betrieblichen Anfrage.
Was bedeutet Zulassungssoftware ohne Grundgebühr?
Bei unserer Abrechnung je Vorgang gibt es keine monatliche Grundgebühr, feste Laufzeit oder Mindestabnahme. Das bedeutet nicht, dass Einreichungen kostenlos sind. Es gelten die individuell vereinbarten Vorgangskonditionen; amtliche Gebühren werden gesondert ausgewiesen. Eine Lizenz ist ein anderes Vertragsmodell mit vereinbarter Vergütung.
Wie vergleiche ich GKS-Software-Preise ohne öffentliche Preisliste?
Fordern Sie Angebote für denselben Zeitraum, dieselbe Vorgangsmenge und dieselben Funktionen an. Lassen Sie sich Signaturkosten, Kundenbereich, Einrichtung, laufenden Betrieb und Behördengebühren getrennt erläutern. Erst dann ist der Vergleich von Zulassungssoftware-Preisen aussagekräftig.
Was kosten ein Auftritt unter eigener Marke und die API-Anbindung?
Für beides berechnen wir eine einmalige Einrichtungsgebühr und eine monatliche Gebühr. Die Höhe legen wir individuell fest: beim Auftritt unter eigener Marke nach dem Umfang der Anpassung, bei der Zulassungs-API nach dem Umfang der Anbindung; in beiden Fällen zählt die erwartete Vorgangsmenge. Die Abrechnung je Vorgang im Standardzugang bleibt davon unberührt und hat keine Grundgebühr.
Gibt es eine öffentlich einsehbare B2B-Preisliste?
Nein. Wir vereinbaren die Konditionen je Betrieb. Für ein Angebot benötigen wir insbesondere Vorgangsmengen, Betriebsart und den gewünschten Funktionsumfang.
Sind amtliche Gebühren unser Softwarepreis?
Nein. Wir weisen amtliche Gebühren ohne Aufschlag gesondert aus. Ihr eigener Servicepreis gegenüber Ihren Auftraggebern ist davon zu unterscheiden.
Kann ich die Software ohne monatliche Grundgebühr nutzen?
Ja, im Modell mit Abrechnung je Vorgang gibt es keine Grundgebühr und keine Mindestabnahme. Für eine Lizenz gelten die individuell vereinbarten Konditionen und Laufzeiten.
Was brauchen wir für ein passendes Angebot?
Nennen Sie Ihre Betriebsart, die ungefähre Zahl der Vorgänge pro Monat und die gewünschten Funktionen. Wenn Sie bereits eine Software einsetzen, ergänzen Sie deren Aufgaben und die benötigte Anbindung. Wir besprechen mit Ihnen, welcher Zugang zu Ihrem Betrieb passt.
- Zulassungssoftware anhand konkreter Aufgaben vergleichen
- Den Wechsel Ihrer Zulassungssoftware vorbereiten
Stand der Angaben: · Inhalt verantwortet von DCS Digital Code Solutions UG (haftungsbeschränkt).