ZD Für Zulassungsdienste
Zulassungsdienst-Software für die digitale Einreichung
Mit einer Zulassungsdienst-Software erledigt ein Zulassungsdienst Zulassungen im Auftrag seiner Kunden, ohne die Unterlagen zur Zulassungsstelle zu tragen: Er reicht den Antrag elektronisch über die Großkundenschnittstelle des KBA ein. Dafür braucht er eine vom KBA abgenommene Software, eine qualifiziert unterzeichnete Vollmacht des Halters und je Vorgang die passenden Codes und Daten.
Software im Betrieb
Zulassungsaufträge vom Auftraggeber bis zum Bescheid führen
Ihre Auftraggeber brauchen eine klare Auskunft: Fehlen noch Unterlagen, wartet der Vorgang auf die Signatur oder liegt die Entscheidung bereits vor? Nutzen Sie den Vorgang als Bezugspunkt für diese Rückfragen. Erfasste Fahrzeugdaten, Vollmacht und Rückmeldung der Behörde gehören zum selben Auftrag.
- Auftrag vorbereiten: Vorgangsart festlegen, Daten des neuen Halters aufnehmen und die passenden Sicherheitscodes zusammenstellen.
- Freigabe einholen: Bei signaturpflichtigen Vorgängen den Link an die richtige Person senden und den Signaturstand prüfen.
- Einreichung kontrollieren: Vor dem Versand die Zusammenfassung lesen; eine erfolgreiche Vorprüfung ersetzt die Entscheidung der Behörde nicht.
- Auftrag abschließen: Ergebnis und vorhandene Dokumente prüfen und dem Auftraggeber den nächsten Schritt mitteilen.
Für die Auswahl im Betrieb helfen die Checkliste zum Softwarevergleich und der Leitfaden für den Softwarewechsel. Einen Kundenbereich unter Ihrer Marke stimmen wir passend zu Ihrem Geschäftsmodell ab.
Was braucht man, um als Zulassungsdienst digital zu starten?
Für den digitalen Start braucht ein Zulassungsdienst weder eine eigene Registrierung beim KBA noch eigene Zertifikate. Die Registrierung als Großkunde kostet beim KBA einmalig 3.220 € und setzt regelmäßig mehr als 500 Anträge im Jahr sowie eine juristische Person voraus (§ 34 Abs. 1 FZV); wer darunter startet oder den technischen Betrieb nicht selbst übernehmen will, reicht als Vertragspartner eines registrierten Großkunden ein (§ 34 Abs. 3 Nr. 4 FZV).
Wer den Zulassungsdienst erst gründet: Gewerbeanzeige, Erlaubnisfragen und die passende Rechtsform stehen unter Zulassungsdienst gründen.
- Zugang zu einer vom KBA abgenommenen Zulassungssoftware – im Browser, ohne Installation
- Vollmacht des Halters nach Anlage 12 FZV mit qualifizierter Signatur oder qualifiziertem Siegel
- eVB-Nummer, SEPA-Mandat für die Kfz-Steuer und je nach Vorgang die Sicherheitscodes
- eine Kalkulation, die Ihren Servicepreis von den amtlichen Gebühren trennt
- optional ein Kundenbereich, in dem Ihre Auftraggeber Vorgänge selbst anlegen
Welche Vollmacht braucht ein Zulassungsdienst für die Online-Einreichung?
Für Anträge im Namen eines Kunden braucht der Zulassungsdienst eine Vollmacht nach Anlage 12 der Fahrzeug-Zulassungsverordnung, die elektronisch qualifiziert unterzeichnet ist. Welche Form gilt, hängt davon ab, ob der Halter eine Privatperson oder ein Unternehmen ist.
„Ist im Fall des § 37 Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 der Halter eine natürliche Person, so ist die Vollmacht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 zu versehen.“
§ 38 Abs. 2 FZV
| Fall | Anforderung | Grundlage |
|---|---|---|
| Halter ist eine Privatperson | Vollmacht mit qualifizierter elektronischer Signatur | § 38 Abs. 2 FZV |
| Halter ist ein Unternehmen | qualifiziertes elektronisches Siegel oder QES eines Vertretungsberechtigten, dessen Vertretungsbefugnis ein qualifizierter Vertrauensdienst geprüft hat | § 38 Abs. 3 FZV |
| Außerbetriebsetzung | keine Vollmacht nach Anlage 12 erforderlich | § 37 Abs. 4 FZV |
| Übermittlung der Halter- und Fahrzeugdaten an den Einreichenden | ausdrückliche Einwilligung des Halters nach Anlage 12 | § 38 Abs. 1, § 39 Abs. 3 FZV |
In der Software erzeugen Sie die Vollmacht aus dem Vorgang und schicken Ihrem Kunden einen Signatur-Link. Er identifiziert sich beim Vertrauensdiensteanbieter und unterzeichnet, ohne in Ihr Büro zu kommen und ohne Online-Ausweisfunktion.
Welche Unterlagen und Codes braucht ein Zulassungsdienst je Vorgang?
Die Unterlagen hängen am Vorgang: Eine Neuzulassung braucht Versicherungs- und Steuerdaten, bei einem bereits zugelassenen Fahrzeug kommen die Sicherheitscodes der Bescheinigungen und Plaketten hinzu. Vor dem Versand zeigt die Software für jeden Arbeitsgang, welche Pflichtangaben noch fehlen.
| Vorgang | Vom Kunden | Hinweis |
|---|---|---|
| Neuzulassung | eVB-Nummer, SEPA-Mandat Kfz-Steuer, Vollmacht, Fahrzeugdaten aus der Übereinstimmungsbescheinigung | keine Sicherheitscodes, weil noch keine Bescheinigung existiert |
| Umschreibung auf einen neuen Halter | eVB-Nummer, SEPA-Mandat, Vollmacht, Sicherheitscodes der Bescheinigungen, Codes der vorhandenen Stempelplaketten | Codes der Stempelplaketten auch dann, wenn das Kennzeichen mitgenommen wird |
| Außerbetriebsetzung | Sicherheitscode Teil I, Codes der Stempelplaketten | keine Vollmacht nach Anlage 12 (§ 37 Abs. 4 FZV) |
| Tageszulassung | wie Neuzulassung | keine Abstempelung der Schilder (§ 7 FZV) |
| Wiederzulassung, Umschreibung ohne Halterwechsel | je nach Fall, darunter Sicherheitscodes | den Code des Fahrzeugbriefs nimmt das KBA hier nur bei einem Kennzeichenwechsel an; die Software lässt ihn sonst weg |
Wie kommen die Sicherheitscodes fehlerfrei in den Antrag?
Die Sicherheitscodes stehen nach dem Freilegen nicht nur als Text, sondern auch als DataMatrix-Code auf Zulassungsbescheinigung und Stempelplakette. Die Software liest diesen Code aus einem Foto oder per Handscanner; weil DataMatrix eine eigene Fehlerkorrektur hat, entfallen Verwechslungen wie l und I oder O und 0.
Tippen bleibt möglich: Beim Code des Fahrzeugbriefs prüft die Software die Prüfziffer und schlägt bei einem Tippfehler passende Varianten vor.
| Dokument | Zeichen | Besonderheit |
|---|---|---|
| Zulassungsbescheinigung Teil I | 7 | Groß- und Kleinbuchstaben sowie Ziffern |
| Zulassungsbescheinigung Teil II | 12 | beginnt mit B, letzte Stelle ist eine Prüfziffer |
| Stempelplakette | 3 | ohne I, i, l, O und o (FZV Anlage 5) |
Wie arbeiten Ihre Auftraggeber in einem eigenen Kundenbereich unter Ihrer Marke?
Ein Zulassungsdienst kann seinen Auftraggebern – etwa Autohändlern oder Firmenkunden – einen Kundenbereich geben, der sein Logo und seine Farben trägt und unter einer eigenen Subdomain erreichbar ist. Die Auftraggeber legen Vorgänge selbst an, der Zulassungsdienst prüft, reicht ein und rechnet mit ihnen zu eigenen Preisen ab.
erfasst den Vorgang
im Kundenbereich mit Ihrem Logo und Ihren Farben
prüft, reicht ein, rechnet ab
zu den Preisen, die Sie festlegen; zwischen den Kundenkonten wechseln Sie ohne neue Anmeldung
betreibt Software und Schnittstelle
Einreichung über die Großkundenschnittstelle, Bescheide aus dem Postfach, Rechnung an Ihren Zulassungsdienst
Wie rechnet ein Zulassungsdienst mit uns ab?
Die Einreichung wird je Vorgang abgerechnet – ohne Grundgebühr, ohne Laufzeit und ohne Mindestabnahme. Für Zulassungsdienste gilt eine Mengenstaffel mit fünf Stufen, deren Zähler am Monatsersten neu beginnt; die Sätze vereinbaren wir je Betrieb.
Wer rund 2.000 Vorgänge im Jahr oder mehr einreicht, sollte die Staffel mit einer Lizenz mit fester Laufzeit vergleichen – ohne Plattform- und QES-Gebühr je Vorgang.
Die amtlichen Gebühren der Zulassungsbehörde und des KBA begleichen wir und weisen sie ohne Aufschlag als eigene Position aus. So bleibt auf der Rechnung sichtbar, was Gebühr ist und was Leistung, und Sie kalkulieren Ihren Servicepreis gegenüber dem Auftraggeber frei.
- Abrechnung
- je Vorgang
- keine Grundgebühr, keine Laufzeit
- Mengenstaffel
- 5 Stufen
- Zähler beginnt am Monatsersten neu
- Amtliche Gebühren
- 1:1
- ohne Aufschlag, eigene Rechnungsposition
Häufige Fragen von Zulassungsdiensten
Ist Zulassungsdienstsoftware dasselbe wie Software für Zulassungsdienstleister?
Die Begriffe bezeichnen dieselbe Produktkategorie. Ob Zulassungsdienst Software, Zulassungsdienst-Software oder Software für Zulassungsdienstleister: Entscheidend ist, ob Ihr Betrieb damit Kundenaufträge tatsächlich vorbereiten, einreichen und nachverfolgen kann. Prüfen Sie zusätzlich, ob Auftraggeber einen eigenen Kundenbereich benötigen und welche Aufgaben weiterhin Ihr Team übernimmt.
Ersetzt ein Zulassungsprogramm die Arbeit eines Zulassungsdienstes?
Die Software unterstützt den digitalen Antrag. Kundenberatung, Auswahl der richtigen Vorgangsart, Prüfung der Unterlagen und Klärung besonderer Fälle bleiben Aufgaben Ihres Betriebs. Ein Portalzugang allein bedeutet deshalb nicht, dass jeder Auftrag ohne Rückfrage automatisch erledigt wird.
Brauche ich als Zulassungsdienst eine eigene Registrierung beim KBA?
Nein, nicht für die Einreichung über einen Softwarepartner. Eine eigene Registrierung als Großkunde ist nur für juristische Personen mit regelmäßig mehr als 500 Anträgen im Jahr vorgesehen und bringt eigene Pflichten für Zertifikate, Software und Postfach mit sich.
Lege ich den Preis gegenüber meinen Auftraggebern selbst fest?
Ja. Ihren Servicepreis bestimmen allein Sie. Unsere Rechnung an Sie trennt den vereinbarten Vorgangspreis von den amtlichen Gebühren, sodass Sie beides getrennt weiterberechnen können.
Wie bekommt mein Auftraggeber den vorläufigen Zulassungsnachweis?
Bescheid und vorläufiger Zulassungsnachweis erscheinen als PDF im Vorgang, bei automatisierter Bearbeitung meist nach wenigen Minuten: Der Median lag bei 2,4 Minuten, 16 von 17 Entscheidungen kamen nach höchstens 5 Minuten (automatisiert entschiedene Anträge unserer Geschäftskunden, 20.08.–10.09.2026). Mit dem Nachweis darf das Fahrzeug bis zu 14 Tage ohne Plaketten fahren (§ 31 FZV). Sie leiten die Dokumente weiter oder lassen Statusmeldungen automatisch per E-Mail an den hinterlegten Kontakt schicken.
Was kostet ein Kundenbereich unter meiner Marke?
Die Konditionen richten sich nach Umfang und Volumen und werden individuell vereinbart. Schreiben Sie uns, wie viele Auftraggeber den Kundenbereich nutzen sollen und wie viele Vorgänge Sie im Monat erwarten.
Ihren Zulassungsdienst digital aufstellen
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Stand der Angaben: · Rechtsgrundlagen: FZV (gesetze-im-internet.de)